Guida completa a Eumeo

Eumeo è lo strumento pensato per proprietari di casa che vogliono gestire i loro affitti in modo semplice, preciso e trasparente.
La nostra piattaforma ti aiuta a gestire in maniera precisa e puntuale i tuoi contratti di locazione: automatizza la ripartizione delle spese tra più inquilini, traccia i pagamenti e ti dà una visione chiara della situazione finanziaria di ogni contratto.

Il nostro obiettivo è semplificare la vita ai proprietari, evitando la tipica gestione "artigianale" delle bollette in condivisione e il tracciamento approssimativo dei pagamenti, e consentirgli di offrire maggiore trasparenza e quindi un servizio superiore agli inquilini.

Effettuato l'accesso, ti troverai nella tua dashboard. Qui troverai le sezioni cardine che userai per gestire e monitorare il tuo business: gestione proprietà, gestione contratti e gestione pagamenti

Eumeo funziona in modo intuitivo, chiedendoti di inserire le informazioni nell'ordine logico in cui si verificano:

1. Censisci e configuri le tue proprietà
2. Associ alle proprietà i contratti di locazione, e ne indichi le condizioni economiche
3. Una volta caricati tutti i contratti attivi nel periodo di riferimento, carichi le bollette e le spese

Seguendo questo processo logico il sistema sarà in grado di eseguire automaticamente le ripartizioni delle bollette tra diversi inquilini, di creare delle richieste di pagamento per le bollette dovute - in base agli accordi economici sulle varie categorie di spesa e di calcolare mensilmente gli importi dovuti dall'inquilino.
Inoltre, Eumeo crea per ogni contratto un link di condivisione sicuro da condividere con l'inquilino per semplificare la comunicazione e la trasparenza tra le parti

La sezione Immobili è il tuo punto di partenza. Qui puoi mappare tutte le proprietà che gestisci, creando la base a cui associarai contratti e spese. Una corretta configurazione iniziale degli immobili è il primo passo per un'amministrazione impeccabile.

2.1 - La sezione proprietà: il tuo quadro di comando

Appena entri in questa sezione, avrai una visione d'insieme del tuo portafoglio:

• Riepilogo Generale: In alto, troverai un riquadro con le metriche chiave calcolate in tempo reale, come il numero totale di immobili e unità, il tasso di occupazione e il totale degli canoni mensili attivi.
• Lista delle proprietà: Sotto, ogni immobile è rappresentato da una scheda individuale che ne mostra i dati essenziali: nome, indirizzo, e un indicatore rapido sull'occupazione. Cliccando su una scheda, accederai alla pagina di dettaglio di quell'immobile.

2.2 - Come aggiungere un nuovo immobile

Creare un nuovo immobile è semplice processo guidato che richiede pochi minuti:

1. Dalla sezione 'Proprietà', clicca sul pulsante "Aggiungi Proprietà".
2. Compila il modulo con le informazioni richieste: un nome identificativo per l'immobile (es. "Appartamento Milano") e l'indirizzo completo.
3. Aggiungi le Unità (stanze): qui configuri le stanze o i posti letto che affitti individualmente. Naturalmente, puoi anche creare indicazioni arbitrarie come "intero immobile" o "pianoterra".

2.3 - A cosa servono le unità?

Le unità (che puoi chiamare stanze, posti letto, etc.) sono il tassello che collega i contratti agli spazi fisici. Il sistema ha bisogno di sapere non solo in quale immobile vive un inquilino, ma anche quale specifica unità occupa.

Questo è cruciale perché:

• Permette una gestione granulare: Puoi affittare stanze singole nello stesso appartamento a persone diverse con contratti diversi.
• Verifica la disponibilità: Il sistema saprà quali unità sono libere e quali occupate in un determinato periodo, aiutandoti a evitare sovrapposizioni quando crei un nuovo contratto.

Le unità sono quindi le divisioni più o meno arbitrarie a cui i contratti di locazione faranno riferimeto. Questa logica è particolarmente utile per gli affitti di singole stanze (o addirittura posti letto) in appartamenti condivisi.

Il contratto è l'elemento logico che collega un immobile a un inquilino e, soprattutto, definisce tutte le regole economiche che governeranno il rapporto di locazione. Una volta creato, il sistema inizierà a generare automaticamente i pagamenti mensili e a tracciare le spese in base a quanto stabilito nel contratto.

3.1 - Come creare un nuovo contratto

Puoi creare un nuovo contratto direttamente dalla pagina di dettaglio dell'immobile a cui si riferisce.

1. Dalla pagina dell'immobile, clicca su "Nuovo Contratto".
2. Compila i dati principali: Inserisci le informazioni sull'inquilino, le date di inizio e fine del contratto, l'importo del canone d'affitto e le unità (stanze) occupate.
3. Definisci gli accordi sulle utenze: Questo è il passaggio più importante. Per ogni categoria di spesa (acqua, luce, gas, etc.), devi specificare come verrà gestita, e gli eventuali canoni concordati (es. fisso mensile o anticipo mensile da conguagliare a fine periodo).

3.2 - Gli accordi sulle utenze

Questa configurazione determina come il sistema tratterà i costi delle bollette che caricherai. Le opzioni principali sono:

• A Consumo: L'importo dalla bolletta viene addebitato direttamente all'inquilino come pagamento dovuto. È l'opzione ideale per le utenze intestate al proprietario e non coperte da un acconto o un fisso concordato mensile.
• A Conguaglio: Questa è la modalità più comune per le utenze intestate al proprietario. L'inquilino paga un acconto mensile fisso (es. 50€/mese). I costi reali provenienti dalle bollette vengono accumulati nel tempo. A fine anno o a fine contratto, potrai eseguire un conguaglio per calcolare il saldo finale (a debito o a credito) e quindi saldare il conto con l'inquilino, assicurandosi che abbia pagato esattamente il dovuto per i consumi sostenuti nel periodo contrattuale.
• Forfettario: L'inquilino paga un importo fisso mensile, concordato a monte, che copre interamente la spesa per quella categoria. I costi reali delle bollette verranno comunque registrati e ripartiti, ma solo a scopo informativo per te, senza generare addebiti per l'inquilino.
• Autogestito: Per le utenze intestate e gestite direttamente dall'inquilino. Il sistema ignorerà completamente questa categoria di spesa per il contratto in questione.

Una scelta attenta in questa fase ti garantirà calcoli automatici precisi e una gestione finanziaria senza sorprese.

3.3 - Modificare o cancellare un contratto

Dalla pagina di dettaglio di ogni contratto puoi accedere alle opzioni per modificarne i dati o per cancellarlo.

La modifica ti permette di correggere eventuali errori di inserimento. Ricorda che la modifica delle condizioni economiche (es. canone d'affitto) non ricalcola retroattivamente i pagamenti già generati in passato.

Dimentica i fogli di calcolo e le calcolatrici. Una volta configurati correttamente immobili e contratti, Eumeo trasforma la gestione delle bollette da un compito complesso a un'operazione di pochi secondi. Il cuore di questa semplificazione è il nostro motore di ripartizione automatica.

4.1 - Come caricare una nuova bolletta

Il processo di inserimento è lineare e si avvia dalla pagina di dettaglio dell'immobile a cui la spesa si riferisce:

1. Immobile -> "gestione spese" -> "Aggiungi Bolletta".
2. Compila i dati essenziali: Seleziona la categoria della spesa (es. "Elettricità"), inserisci l'importo totale e, soprattutto, il periodo di riferimento della bolletta (dal/al). Questo intervallo di date è cruciale per il calcolo.
3. Puoi anche allegare una copia digitale della bolletta, che verrà conservata e sarà accessibile sia a te che all'inquilino (tramite il link di condivisione).

Una volta confermato, il sistema si mette al lavoro e ripartisce l'importo tra gli inquilini presenti nel periodo di riferimento della bolletta.

4.2 - Cosa succede dopo la ripartizione?

Una volta calcolata la quota di ogni inquilino, il sistema la gestisce in base agli accordi sulle utenze che hai definito nel suo contratto:

• Se l'accordo è "A Consumo", la quota diventa subito un pagamento dovuto.
• Se l'accordo è "A Conguaglio", la quota viene aggiunta al totale dei costi da saldare nel prossimo conguaglio.
• Se l'accordo è "Forfettario" o "Autogestito", la quota viene solo archiviata a scopo informativo.

4.3 - La logica della ripartizione: qual è il meccanismo più equo?

Per garantire la massima equità, il sistema non si limita a dividere l'importo per il numero di inquilini. Il suo calcolo si basa sui giorni di effettiva occupazione. Per capire perché questo approccio è superiore, analizziamo un caso reale e gli errori tipici di un calcolo manuale.

4.4 - La soluzione di Eumeo: La divisione per "giorni-occupante"

Eumeo risolve il problema alla radice, ignorando le divisioni arbitrarie di tempo e concentrandosi sulle persone:

1. Calcola i "giorni-occupante" totali: 30 giorni di Marco + 15 giorni di Sara = 45 giorni-occupante.
2. Calcola il costo giornaliero a persona: 90 € / 45 giorni-occupante = 2 € al giorno per persona.
3. Calcola le quote finali e corrette:
   • Quota di Marco: 2 €/giorno × 30 giorni = 60 €
   • Quota di Sara: 2 €/giorno × 15 giorni = 30 €

Questo risultato è più equo, perché distribuisce il costo in modo direttamente proporzionale alla presenza di ogni persona, eliminando ogni ipotesi e potenziale discussione.

4.5 - Un caso particolare: i costi "anticipati"

Esistono alcune casistiche nelle quali è possibile ricevere una bolletta il cui periodo di competenza si estende nel futuro. Ad esempio, questo può succedere per le spese amministrative e condominiali.

Per queste situazioni, è opportuno tenere presente il funzionamento del sistema: il software calcola le ripartizioni al momento dell'inserimento della bolletta, pertanto se non si è già certi di chi saranno gli inquilini fino alla fine del periodo di competenza della spesa in questione, è preferibile:

1. Caricare la quota parte per il periodo già passato nel caso in cui si abbia necessità di caricare le informazioni relativi a quella voce di costo (ad esempio, se uno dei contratti è prossimo alla scadenza, e serve caricare l'importo della spesa condominiale per il periodo di permanenza dell'inquilino per poter calcolare il conguaglio)
2. Carica la bolletta a termine del periodo: in questo modo, il sistema avrà le informazioni necessarie sui contratti attivi nel periodo di riferimento e calcolerà correttamente le ripartizioni.
3. Contrattualizza un fisso mensile per queste categorie: se sai che determinate categorie di costo vengono sistematicamente addebitate anticipatamente, è conveniente definire un importo forfettario per la categoria. Infatti, costi come le spese condominiali subiscono spesso variazioni e aggiustamenti a posteriori che le rendono complesse da gestire in maniera puntuale e trasparente, indipendentemente dal sistema gestionale utilizzato.
   Una delle sfide comuni, infatti, è la gestione del conguaglio sulle spese amministrative: nel periodo tra l'addebito delle spese amministrative e il calcolo del conguaglio, non è raro che il contratto di locazione per il periodo di riferimento sia terminato: in questo caso bisognerebbe saldare ex-post con l'inquilino gli importi, cosa sicuramente scomoda e poco pratica.

Questo risultato è più equo, perché distribuisce il costo in modo direttamente proporzionale alla presenza di ogni persona, eliminando ogni ipotesi e potenziale discussione.

La sezione Pagamenti è il tuo centro di controllo finanziario. È qui che le ripartizioni delle bollette prendono forma, i conti vengono saldati tramite il conguaglio e tu tieni traccia di tutto ciò che gli inquilini ti devono. La sezione è divisa in due tab principali: Conguagli e Pagamenti.

5.1 - La tab "Conguagli": l'anteprima del conguaglio

Pensa a questa sezione come a una "sala d'attesa" per tutti i costi che verranno gestiti tramite conguaglio. Non vedrai qui l'affitto o le spese a consumo, ma solo le voci relative ai contratti con accordo "A Conguaglio".

Per ogni contratto, il sistema ti mostra in tempo reale un saldo netto calcolato così:

(Totale costi da bollette) - (Totale acconti mensili versati dall'inquilino)

Questo ti permette di monitorare costantemente la situazione e decidere qual è il momento migliore per saldare i conti. Cliccando su ogni riga, puoi espandere la vista e analizzare ogni singola voce di costo e di acconto che contribuisce al totale.

5.2 - Il conguaglio: come finalizzare i conti

Quando decidi di saldare i conti per un determinato contratto (tipicamente a fine anno o a fine locazione), ti basterà cliccare sul pulsante "Conguaglia" accanto al saldo che hai monitorato nella tab "Ripartizioni".

Questa azione è molto importante e avvia un processo irreversibile nel sistema:

1. Calcolo finale: Il sistema esegue il calcolo definitivo del saldo.
2. Creazione dello storico: Viene creato un nuovo documento di "conguaglio" che congela i calcoli e funge da storico non modificabile, garantendo massima trasparenza.
3. Chiusura delle partite: Tutte le singole voci di costo e di acconto utilizzate vengono marcate come "scontate" e non verranno più considerate nella lista degli importi da conguagliare.
4. Generazione del pagamento: Il sistema crea un'unica, nuova voce di pagamento (a debito o a credito) per l'importo del saldo finale.

È proprio questa nuova voce di pagamento che apparirà nella tab successiva.

5.3 - La tab "Pagamenti": gli importi dovuti

Questa tab è la lista completa e definitiva di tutti i pagamenti che devi ricevere dai tuoi inquilini o che devi loro (per esempio nel caso di conguagli per i quali l'inquilino è a credito). Qui troverai, mese per mese:

• Il canone di affitto.
• Le spese forfettarie (se previste dal contratto).
• Le quote delle bollette gestite "A Consumo".
• L'importo finale risultante da un conguaglio.

Per ogni contratto, puoi vedere il totale dovuto e, espandendo la riga, il dettaglio di ogni singola voce non ancora saldata.

5.4 - Confermare un pagamento ricevuto

Quando un inquilino ti paga, il tuo compito è semplicemente registrarlo nel sistema. Dalla tab "Pagamenti", clicca sul pulsante per confermare l'avvenuto pagamento per un dato contratto. Il sistema marcherà tutte le voci dovute fino a quel momento come "Pagato", tenendo pulito e aggiornato il tuo registro contabile.

Nessun sistema di gestione è completo senza la flessibilità di poter intervenire manualmente per correggere errori o, come vedremo nella sezione 8, per allineare i conti di un contratto già avviato. Lo strumento per fare questo in Eumeo è la Rettifica Manuale.

6.1 - Cosa sono le correzioni manuali

Una correzione manuale ti permette di aggiungere un credito (un importo a favore dell'inquilino) o un debito (un importo a carico dell'inquilino) direttamente nel calcolo del conguaglio di un contratto, senza che questo sia legato a una bolletta specifica.

Gli scenari tipici per usare questa funzione sono:

• Rimborsare un inquilino per una spesa di manutenzione che ha sostenuto.
• Addebitare un costo extra non previsto da una bolletta.
• Impostare il saldo iniziale di un contratto quando si inizia a usare Eumeo (il caso della "gestione del pregresso").

6.2 - Come aggiungere una correzione

Il processo è molto semplice e parte dalla sezione Pagamenti:

1. Vai alla tab "Ripartizioni".
2. Clicca sul pulsante "Aggiungi Rettifica Manuale".
3. Nel modulo che appare, seleziona il contratto di riferimento.
4. Scegli il tipo di rettifica (Credito o Debito), inserisci l'importo e una breve nota che ne spieghi il motivo.

Una volta salvata, la rettifica apparirà immediatamente nell'anteprima del conguaglio per il contratto selezionato, pronta per essere inclusa nel prossimo calcolo finale.

La fiducia tra proprietario e inquilino si basa sulla trasparenza. Per eliminare ogni dubbio e rendere la gestione delle spese chiara per entrambe le parti, abbiamo creato il Link di Condivisione: uno strumento semplice ma potentissimo.

7.1 - Cos'è il link di condivisione

Per ogni contratto che crei, il sistema genera automaticamente un indirizzo web (URL) unico e sicuro. Questo link dà accesso a una pagina web "viva", un estratto conto sempre aggiornato che puoi condividere con il tuo inquilino. L'inquilino non ha bisogno di registrarsi o di effettuare un login per visualizzarla.

7.2 - Cosa vede l'inquilino

La pagina è progettata per essere chiara e di facile consultazione. L'inquilino troverà:

• I pagamenti dovuti: Una lista di tutti i pagamenti dovuti (affitto, spese, conguagli) con il rispettivo dettaglio.
• Anteprima del conguaglio: La lista completa di tutte le bollette e gli acconti che compongono il suo saldo a conguaglio, aggiornata in tempo reale ogni volta che carichi una nuova spesa. Questo è utile perché permette all'inquilino di essere sempre al corrente dell'importo da saldare a fine periodo e avrà visibilità sugli importi delle bollette nel tempo
• Accesso ai documenti: Se hai allegato le scansioni delle bollette, l'inquilino potrà visualizzarle e scaricarle direttamente da questa pagina.

7.3 - Come trovare e usare il link

Ottenere il link è immediato:

1. Vai alla sezione Contratti e clicca sul contratto di tuo interesse per aprirne i dettagli.
2. Troverai un pulsante o un'icona per copiare il link di condivisione.
3. Incolla il link in una email, un messaggio WhatsApp o qualsiasi altro canale di comunicazione per inviarlo al tuo inquilino.

Cosa fare se inizi a usare Eumeo per un contratto già attivo da mesi o anni? È una situazione comune, ed è fondamentale "allineare" i conti pregressi per assicurarsi che i futuri calcoli siano corretti.

Proponiamo due strategie principali:

8.1 - Opzione 1: Partenza Semplificata (Consigliata)

Questo metodo è il più rapido per diventare subito operativi, concentrandosi solo sul futuro. È la scelta ideale per la maggior parte degli utenti.

1. Inserisci solo i contratti attualmente attivi nel sistema, con le loro date di inizio originali.
2. Verosimilmente hai già calcolato, per il periodo in cui non usavi Eumeo, il saldo del conguaglio fino ad oggi. L'inquilino è a credito o a debito con te? Di quanto?
3. Usa la funzione di Rettifica Manuale (rif. sezione 6) per inserire questo saldo pregresso come un unico credito o debito iniziale per il contratto.
4. Inizia a caricare le nuove bollette, ovvero solo quelle con un periodo di competenza successivo a quando hai iniziato ad utilizzare Eumeo: in questo modo lavorerai su una situazione "pulita" per la quale hai censito correttamente tutti i contratti attivi nel periodo.

In questo modo, il primo conguaglio che farai con Eumeo partirà da una base di calcolo corretta, includendo tutta la storia precedente in un'unica voce di rettifica.
L'unico limite, è che per il pregresso non disporrai di una vista granulare delle spese.

8.2 - Opzione 2: Ricostruzione Storica Dettagliata

Questo approccio è per chi desidera uno storico impeccabile e una precisione assoluta fin dal primo giorno, ma richiede un lavoro iniziale di configurazione molto preciso.

1. Inserisci TUTTI i contratti rilevanti per il periodo che stai ricostruendo: non solo i contratti attivi. Se vuoi caricare le bollette dell'ultimo anno, devi inserire anche i contratti degli inquilini che nel frattempo se ne sono andati. Questo è fondamentale, perché altrimenti il sistema di ripartizione delle bollette opererebbe su una base di partenza errata.
2. Inserisci TUTTE le bollette pregresse, una per una, del periodo che vuoi ricostruire, facendo attenzione ai corretti periodi di competenza.

Il sistema ricalcolerà automaticamente le ripartizioni esatte per ogni singolo mese passato, tenendo conto di chi era presente e per quanto tempo. Il risultato sarà uno storico pulito e perfettamente verificabile, come se avessi usato Eumeo fin dall'inizio.